Política de Privacidade

1. Quem somos

A Cartorária é um sistema desenvolvido e operado pela Soluções Transcendentes LTDA, inscrita no CNPJ sob o nº 67.848.029/0001-07, com sede na Av. Santo Antonio, nº 984, Andar 1 Sala 5, bairro Ponto Central, Feira de Santana/BA, CEP 44.075-358.

Contato: suporte@cartoraria.com.br · Telefone (73) 99177-0279.

2. Papéis LGPD: controlador e operador

Para os efeitos do art. 5º, incisos VI e VII da LGPD, esta Política distingue expressamente:

Cartório contratante — Controlador: A serventia extrajudicial que contrata a Cartorária é controladora dos dados pessoais dos seus jurisdicionados. Cabe ao cartório definir as finalidades e meios do tratamento no exercício da atividade notarial e registral, com base legal decorrente do cumprimento de obrigação legal e do exercício regular de direitos (LGPD, art. 7º, II e VI).
Soluções Transcendentes LTDA — Operadora: A Cartorária, enquanto prestadora, atua como operadora — realiza o tratamento em nome do controlador, seguindo suas instruções, na exata medida do necessário para prestação do serviço. Não usa os dados dos jurisdicionados para finalidades próprias.
Jurisdicionado — Titular: A pessoa natural que se comunica com o cartório pelos canais integrados à Cartorária (WhatsApp, e-mail) é a titular dos dados. Seus direitos são exercidos, em regra, perante o controlador (o cartório); a Cartorária apoia esse atendimento na condição de operadora.

Consequência prática Se você é jurisdicionado e quer exercer direitos sobre seus dados, procure diretamente o cartório com quem se comunicou. Se o cartório precisar de nós, agimos como operadora — não autonomamente.

3. Dados coletados

3.1. Dados dos usuários finais (jurisdicionados do cartório)

No cumprimento do serviço contratado pelos cartórios, a Cartorária processa os seguintes dados pessoais dos jurisdicionados, coletados exclusivamente no contexto da interação com a serventia:

Dados de identificação: nome completo, CPF, data de nascimento, filiação, quando fornecidos pelo próprio titular para instruir o pedido.
Dados de contato: número de telefone/WhatsApp, endereço de e-mail, endereço postal, quando fornecidos para retorno ou entrega.
Conteúdo das mensagens: texto das mensagens trocadas, transcrição de áudios (feita localmente na infraestrutura do cartório), metadados de envio (data, hora, canal).
Anexos: imagens, PDFs e documentos enviados pelo jurisdicionado ao cartório, necessários para conferência de registros originais.
Dados do procedimento: tipo de ato solicitado, campos do checklist oficial preenchidos, situação do atendimento, atendente humano atribuído.

Não coletamos, para os jurisdicionados, dados sensíveis não estritamente necessários ao ato notarial ou registral em causa, tampouco dados que o titular não tenha fornecido voluntariamente na interação.

3.2. Dados dos usuários do painel (equipe do cartório)

Para funcionamento da aplicação, tratamos ainda dados dos usuários que operam o painel (titular, escreventes, colaboradores):

Nome, e-mail, senha criptografada (bcrypt), papel/perfil e status.
Registros de acesso: data/hora, endereço IP, ações executadas — para fins de auditoria em log append-only.

3.3. Dados de contato comercial

Nos formulários de contato do site cartoraria.com.br, tratamos os dados que você informa (nome, e-mail, cartório, mensagem) apenas para responder à solicitação, com base no legítimo interesse (LGPD, art. 7º, IX).

4. Finalidades e bases legais

Finalidade	Base legal (LGPD)	Categoria de dados
Executar o atendimento notarial/registral em nome do cartório	Art. 7º, II e VI — obrigação legal / exercício regular de direitos	Dados dos jurisdicionados
Cumprir obrigação legal e regulatória (Provimentos CNJ, corregedorias, autoridade tributária)	Art. 7º, II — obrigação legal	Dados dos jurisdicionados
Autenticar e auditar usuários do painel	Art. 7º, VI — exercício regular de direitos + art. 7º, IX — legítimo interesse	Dados dos usuários do painel
Prevenir fraude, garantir segurança da informação e integridade do sistema	Art. 7º, IX — legítimo interesse	Dados de acesso e logs
Responder a contatos comerciais no site	Art. 7º, V — execução de procedimentos preliminares a contrato	Dados de contato comercial

5. Compartilhamento com a Meta (WhatsApp Cloud API)

A Cartorária integra o canal WhatsApp por meio da WhatsApp Business Cloud API, serviço prestado pela Meta Platforms Inc. e/ou por suas empresas afiliadas. Isso implica compartilhamento de dados descrito a seguir.

5.1. O que é compartilhado com a Meta

Número de telefone do jurisdicionado (WABA — WhatsApp Business Account).
Conteúdo das mensagens (texto, áudio, imagem, documento) enviadas por ele ao cartório e as respostas do cartório.
Metadados de entrega (envio, recebimento, leitura, falha).
Identificadores técnicos gerados pela própria Meta (message_id, phone_number_id, waba_id).

5.2. Papel da Meta

A Meta atua como operadora do cartório (em posição paralela à Cartorária) para o serviço de mensageria em si, e como controladora independente para finalidades próprias da plataforma WhatsApp (segurança anti-spam, prevenção de abuso, cumprimento legal em suas jurisdições). O tratamento pela Meta é regido por seus próprios termos e políticas:

5.3. Como controlamos esse compartilhamento

Só o mínimo necessário à conversação é enviado à Meta. Dados operacionais do cartório (checklists preenchidos, histórico interno, notas de auditoria) permanecem exclusivamente na VPS do cartório e não são replicados para a Meta.

Toda comunicação outbound do cartório se enquadra numa das hipóteses previstas na Business Messaging Policy: (a) resposta a mensagem iniciada pelo jurisdicionado dentro da janela de 24 horas; (b) template previamente aprovado pela Meta para transação específica (Utility). Detalhes em Casos de uso.

6. Outros terceiros

Além da Meta, a Cartorária pode compartilhar dados com:

Provedor de infraestrutura (VPS): hospedagem dedicada da aplicação e do banco de dados. A VPS está localizada em datacenter no Brasil.
Provedor de LLM (Anthropic): quando ativado pelo cartório, o módulo de atendimento envia trechos de mensagens para o modelo apenas nos casos que a rotina determinística não resolve (menos de 5% dos casos). As inferências são registradas em log de auditoria com hash, modelo e tokens consumidos. A Anthropic é operadora sob os seus próprios termos.
Serviços auxiliares: ViaCEP (validação de endereço), Google Fonts (fontes do site) — sem envio de dados pessoais dos jurisdicionados.
Autoridades públicas: quando obrigatório por lei, ordem judicial ou requisição de corregedoria.

7. Retenção e eliminação

Enquanto o cartório for cliente, os dados dos jurisdicionados são mantidos pelo tempo necessário ao cumprimento da atividade notarial e registral, respeitando os prazos definidos por lei e pelas normas do CNJ para a espécie de ato praticado.

Além disso:

Mensagens de atendimento e trilhas de auditoria: retidas por, no mínimo, 5 (cinco) anos, prazo compatível com obrigações fiscais, cíveis e de correição.
Anexos enviados pelo jurisdicionado: retidos pelo prazo do ato correspondente; excluídos ao final da retenção legal, salvo obrigação de arquivamento maior.
Logs de acesso ao painel: mantidos em log append-only por, no mínimo, 5 (cinco) anos.
Dados de contato comercial: mantidos por até 24 meses após o último contato, salvo pedido de exclusão.

Ao término do contrato com o cartório, os dados são exportados em formato aberto e entregues ao controlador. Após o período de retenção legal aplicável ao ato (que pode variar por espécie), o schema do cartório é excluído definitivamente do banco. A trilha de auditoria da própria operação da Cartorária é preservada em separado, por segurança e conformidade.

8. Segurança

Criptografia em trânsito (TLS 1.2+) em todas as comunicações web.
Criptografia em repouso dos anexos (Fernet/AES) com chaves armazenadas fora do repositório da aplicação.
Isolamento lógico entre cartórios: schema Postgres dedicado por CNS (multi-tenant).
Log de auditoria append-only com triggers SQL impedindo update ou delete.
Backup diário incremental e mensal, armazenamento externo criptografado.
Autenticação com senha bcrypt e sessões JWT com expiração; suporte a 2FA quando exigido pelo cartório.
Bloqueio de produção reversível: nenhum outbound é enviado sem autorização escrita do titular.
Rate limiting no gateway e no orquestrador para mitigar spam e abuso.
Kill switch documentado: o(a) titular consegue desligar a assistente virtual em segundos.

9. Direitos dos titulares (LGPD, art. 18)

Como titular de dados, você pode solicitar a qualquer momento:

Confirmação da existência de tratamento.
Acesso aos dados.
Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
Anonimização, bloqueio ou eliminação de dados desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade.
Portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto.
Eliminação dos dados tratados com consentimento, ressalvadas as hipóteses de retenção legal.
Informação sobre entidades públicas e privadas com as quais foi realizado uso compartilhado.
Informação sobre a possibilidade de não fornecer consentimento e sobre suas consequências.
Revogação do consentimento, nos casos em que ele seja a base legal aplicável.

Como exercer: a) se seus dados foram tratados no contexto de atendimento a um cartório específico, procure diretamente aquele cartório (controlador); b) para questões relativas à operação da Cartorária em si, escreva ao nosso Encarregado (item 13).

10. Cookies e site institucional

O site cartoraria.com.br é estático e não usa cookies de rastreamento, fingerprinting, pixels de marketing ou ferramentas de analytics de terceiros. Se e quando essa política mudar, atualizaremos aqui com aviso específico.

11. Transferência internacional

A infraestrutura principal da Cartorária (VPS, banco de dados, backups) fica no Brasil. As transferências internacionais ocorrem apenas quando há acionamento de:

WhatsApp Business Cloud API (Meta) — servidores globais da Meta.
Modelo de linguagem da Anthropic — quando o cartório mantém o módulo de IA ativo, para inferências específicas nos casos que a rotina determinística não resolve.

Essas transferências são feitas com base no art. 33, I, II e VI da LGPD (cooperação internacional, cumprimento de obrigação legal e execução do contrato), mediante compromissos contratuais com os operadores.

12. Alterações desta Política

Podemos atualizar esta Política a qualquer tempo, para refletir mudanças legais, tecnológicas ou operacionais. Alterações materiais são comunicadas aos cartórios contratantes por e-mail com pelo menos 15 dias de antecedência, e a versão em vigor está sempre publicada nesta página com data de atualização.

13. Encarregado pelo Tratamento de Dados (DPO)

Para questões relativas à privacidade e à proteção de dados pessoais que sejam de responsabilidade da Cartorária como operadora, você pode entrar em contato com nosso Encarregado:

Encarregado: Soluções Transcendentes LTDA — Encarregado(a) pelo Tratamento de Dados
E-mail: dpo@cartoraria.com.br
Endereço postal: Av. Santo Antonio, 984, Andar 1 Sala 5 · Ponto Central · Feira de Santana/BA · CEP 44.075-358

Responderemos em até 15 dias Solicitações formais são respondidas em até 15 dias corridos, conforme prazo indicativo da ANPD. Se precisarmos de mais tempo, comunicamos com o motivo.