Como a Cartorária conversa com o jurisdicionado.
Toda mensagem enviada pelo cartório se enquadra em uma das três situações permitidas pela WhatsApp Business API: (1) resposta a uma mensagem iniciada pelo cliente dentro da janela de 24 horas, (2) template de utilidade previamente aprovado pela Meta, ou (3) template de serviço para relacionamento de conta. Nunca há disparo promocional não solicitado.
Cliente inicia a conversa pedindo uma certidão.
Categoria WhatsApp: Service (Serviço) — iniciada pelo cliente e conduzida dentro da janela de 24 horas. Nenhuma mensagem outbound custa mais do que o valor da janela em si.
Cliente envia uma mensagem para o número do cartório
Session-initiatedA mensagem inicial parte sempre do jurisdicionado. É esse ato que abre a janela de 24 horas em que o cartório pode responder livremente sem template.
Cartorária responde com boas-vindas identificada
Primeira mensagem se apresenta como assistente virtual do cartório e explica que é atendimento automatizado. O cliente sempre sabe que está falando com IA — princípio fixo do sistema.
Coleta guiada dos dados do checklist
A assistente coleta um dado por vez segundo o checklist oficial do procedimento. Valida cada campo (CPF, CEP, datas) contra regras determinísticas. Aceita texto, áudio transcrito localmente e anexos.
Primeiro: qual o nome completo da pessoa registrada, como está no documento original?
Confirmação e handoff para atendente humano
Ao completar o checklist, a assistente devolve o resumo estruturado e encaminha para o(a) escrevente humano, que emite a guia de pagamento e pratica o ato. Todas as trocas nesse fluxo acontecem dentro da janela de 24 horas aberta pelo cliente no passo 1.
Por que este fluxo é conforme?
Iniciativa do cliente: a conversa começa com uma mensagem enviada pelo jurisdicionado ao número oficial do cartório — nunca com disparo do cartório.
Janela de 24h: todas as respostas subsequentes acontecem dentro do prazo de 24 horas do último envio do cliente. Se o cliente ficar 24h sem responder, uma nova interação exige template aprovado.
Identificação como IA: a primeira mensagem declara expressamente que é resposta automatizada, cumprindo a política de Business Messaging da Meta e a transparência exigida pelo art. 20 da LGPD.
Cartório avisa o cliente que um documento está pronto.
Categoria WhatsApp: Utility (Utilidade) — template previamente aprovado pela Meta, disparado apenas para contatos que já se relacionam com o cartório e consentiram com o recebimento no atendimento inicial.
Escrevente conclui a certidão no sistema
Ao marcar o protocolo como "pronto para entrega", o módulo de publicações identifica que existe um contato com consentimento e prepara a notificação.
Business-initiatedSistema envia template Utility aprovado pela Meta
Este é um dos poucos casos em que o cartório inicia. O template usado foi submetido e aprovado no Business Manager da Meta na categoria Utility, porque cumpre a definição: informa sobre transação específica solicitada pelo próprio cliente.
Se o cliente responder, abre nova janela de 24 horas
A partir do momento em que o cliente responde ao template, o fluxo se comporta como o Caso 1 — a assistente conduz o resto da conversa sem novos templates, dentro da janela.
Por que este fluxo é conforme?
Consentimento prévio: o número só entra no sistema porque o cliente inicialmente enviou mensagem para o cartório (Caso 1) e, na abertura do protocolo, foi informado de que receberia atualizações por WhatsApp — com opção de recusar.
Template aprovado: todo texto disparado pelo cartório passa por aprovação da Meta como Utility. Nenhum template promocional (Marketing) é usado.
Relação específica: a notificação diz respeito a uma transação concreta e solicitada — a 2ª via que o próprio cliente pediu. Nunca é broadcast genérico.
Opt-out fácil: qualquer resposta do tipo "não quero mais receber" ou "sair" é reconhecida e o contato é marcado como opt-out — nenhum template futuro é enviado.
O que a Cartorária usa e o que não usa.
A WhatsApp Business API classifica cada conversa em uma das quatro categorias abaixo. A Cartorária opera apenas em duas — Service e Utility — e recusa por design as demais.
Usada
ServiceConversas iniciadas pelo cliente (janela 24h). Fluxo padrão de atendimento. É onde o sistema opera na maior parte do tempo.
Usada
UtilityTemplates informando sobre transação específica solicitada pelo cliente (protocolo pronto, edital publicado, alteração de status). Sempre aprovados pela Meta antes do uso.
Não usada
MarketingA Cartorária não dispara promoções, campanhas ou conteúdo publicitário. Não faz parte do escopo notarial/registral.
Não usada
AuthenticationCartórios não emitem códigos de verificação de conta. Autenticação de usuários do painel usa e-mail/senha próprios, não WhatsApp.
Detalhes técnicos e obrigações contratuais estão nos Termos de Uso e no tratamento de dados na Política de Privacidade.